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企业办公自动化系统功能详解2

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企业办公自动化系统功能详解

  办公自动化(OA)系统的推广,是规范企业办公自动化软件,推动企业走向规范化;使企业在经营过程中不断的增收节支;在提高企业的经济效益和社会效益,增强企业竞争能力等方面起到了不可估量的作用。

  系统主要包括收文管理、发文管理、档案管理、情况报告管理等四个主要功能模块。其操作界面采取统一入口,分项设置的模式。

  1、界面功能

  ⑴我的工作

  用户在每日开机进入办公自动化子系统时,系统自动将与用户有关的事务给予列出。对于需要办理的具体事务,用户可以在该模块的待办工作下签收进行办理,也可以击点启动新任务录入相应的`信息,如对文书可以进行收文登录,对普通用户可以进行发文拟稿或情况报告拟稿。用户还可以通过查询检索用户本人经手处理的文件或权限范围内的文件,包括:收发文、情况报告等。同时,对于检索的结果可跟踪文件的办理过程,必要时可对相应步骤进行催办,对文件办理人发送催办信息。

  ⑵待办工作

  需要当前用户办理但未签收的工作。

  ⑶在办工作

  指正在办理但还未办毕的工作。

  ⑷办毕工作

  显示当前用户已经办毕,而下一下接收人还未签收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。

  ⑸催办信息

  对当前用户正在办理的工作进行催办,以督促相关人员抓紧办理。

  ⑹启动新工作

  对新的工作任务的办理,如:收文登录、发文拟稿等。

  ⑺查询

  可通过各种条件及其组合对经手过的文件进行查阅、办理和打印。

  2、模块功能

  ⑴发文管理

  该模块根据机构的不同可以设置相应的发文流程,具有方便、灵活的特点。并且在各个办理环节具有流程跟踪、痕迹保留的功能。每一个办理人员都可以对经手文稿的办理状态进行追踪,有效利用word的修订显示功能对办理过程中的修改审核信息进行保留记录。正式文件生成后将不能再被编辑,只能被查询,打印。同时,系统还将该数据库中的文件按照文件的相关属性分类列出。作为收发总文书可以通过发文管理的系统设置以及发文号管理、发文格式进行发文相应的设置,并通过该数据库的存取控制表给领导设置成可以查阅全部的公文。该功能实现是由以下角色:拟稿、审稿、会签、核稿、签发、封发、传阅、归档通过组合定义完成的。

  ⑵收文管理

  收文办理的工作流程设置同样灵活,不同机构可以任意设置本单位的流程。各个办理环节都可以追踪文件办理情况,方便快捷查阅文件及其办理意见。文件批转具备多级机制。对于逾期未办理的文件具有催办功能。其功能实现是由以下角色:登录、拟办、运转、阅办、归档组合定义完成的。

  ⑶情况报告管理

  用户可以通过该功能模块草拟、审核、运转、办理内部的情况报告。总文书可以通过情况报告的系统设置以及文号管理、模板管理、编号格式等功能进行情况报告的相应设置,并通过该数据库的存取控制表给领导设置成可以查阅相关范围的签报。

  ⑷档案管理

  档案管理是按省公司的要求重新开发设计的功能模块,该模块采用了全新的系统设计新概念,淡化了档案类型的管理模式,强化了档案的文件归卷、档案利用的管理形式,档案管理员利用该功能模块可以实现档案的登录、组卷、合卷、分卷、检索、统计、借阅、专题管理、打印各种检索工具、销毁等管理。同时对于单个文件也可以迅速实现归卷、查阅、属性修改等文档管理,最终实现档案的电子化管理。同时,根据档案类型又分文书档案、科技档案、财会档案、实物档案、声像档案、照片档案等模块,并且可根据需要用户可自行设计档案类型、录入表单内容以及报表打印内容等。

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